Ольга Тодорова: «Скромный бюджет – не повод отказываться от профессионального аутсорсера»

«Исполнение бюджета возможно при передаче процесса ведения бухгалтерского учета и составления отчетности профессиональному провайдеру – аутсорсеру услуг. В этом случае и бюджет будет исполнен, и риски, связанные с искажениями и ошибками в бухгалтерской и налоговой отчетности компании, будут перераспределены», – подчеркивает Ольга Тодорова, директор ООО «АФ «Центр-Аудит».

Что такое аутсорсинг бухгалтерского учета? Как изменяется его значение в деловой практике?

- Ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учета – это профессиональная услуга, сущность и содержание которой достаточно жестко регламентированы действующим законодательством.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг становится обычной практикой для организаций. Формы его разнообразны: начиная от «приходящего бухгалтера», заканчивая организацией специализированных эккаунтинговых агентств, которые оказывают услуги по ведению бухгалтерского, кадрового и налогового учета в рамках холдинга или группы компаний.

Роль и значимость аудиторских компаний на этом рынке весьма заметны. В отличие от «приходящего бухгалтера», аудиторская фирма – это юридическое лицо, ответственность которого застрахована, которое дорожит своей репутацией и высоко ценит свою независимость и является членом саморегулируемой организации аудиторов. Задачи по обеспечению конфиденциальности данных клиента, защите его интересов в определенных договором ситуациях – это несомненные приоритеты.

Мы, не задумываясь, покупаем у специализированных компаний то, что называется «public utilities», воспринимая это как нечто само собой разумеющееся. Это в полной мере относится и к бухгалтерским услугам. То, что раньше было индивидуальным продуктом, который нельзя было доверить кому бы то ни было вне компании, сейчас просто еще одна стандартная услуга, набор стандартных процедур и процессов.

То есть, ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской и налоговой отчетности – это просто стандартная последовательность действий? И всего-то? А как же индивидуальный подход?

- Каждому экономисту известно, что специализация и кооперирование – ключевые факторы повышения эффективности работы. Передавая функции ведения учета и составления отчетности специалисту, наши клиенты существенно экономят как на затратах, так и за счет устранения угроз для бизнеса, которые могут исходить из этого направления. А таких угроз немало: риски несвоевременной, неправильной (искаженной) или неполной отчетности, риски, связанные с нарушениями законодательства в сфере налогообложения.

Принципиально важно понимать, что аутсорсинг функций бухгалтерского, налогового и кадрового учета позволяет перераспределить эти угрозы, вынести их вовне компании, передать их в компетенцию организации, которая имеет в этом направлении большой практический опыт.

В нашей компании с каждым клиентом работает не один человек, а несколько отделов. И вот здесь и проявляется индивидуальный подход к каждому клиенту. В любой сложной ситуации мы стремимся к тому, чтобы проанализировать все возможные последствия и выбрать наиболее благоприятный для нашего клиента вариант.

Наши специалисты не теряют связь с реальностью, «живой экономикой». Все работники, занимающиеся ведением бухгалтерского учета, обязательно принимают участие в работе методологического совета, где аудиторы и консультанты обсуждают законодательные изменения, тенденции и направления развития бухгалтерского учета, требования контролирующих органов. Это своеобразное повышение квалификации, расширение кругозора и обмен опытом. Кроме того, это и фактор роста эрудиции в сфере оказания наших услуг.

Как известно, чем раньше выявлена потенциальная проблема, тем легче ее решить и тем меньше нанесенный ею ущерб. Именно поэтому мы всегда информируем наших клиентов о возможных последствиях тех или иных действий, и опыт аудиторской работы здесь помогает очень заметно.

В чем заключается экономическая эффективность аутсорсинга бухгалтерских функций?

- Организация работы бухгалтерских и кадровых служб на предприятии не так проста, как может показаться. Нужно, как минимум, найти специалистов, которые хорошо знают бухгалтерский учет и трудовое законодательство, имеют опыт формирования и сдачи отчетности, не боятся проверок налоговых и других органов, умеют работать в специализированных программных продуктах. Было бы хорошо, чтобы они умели просчитывать и своевременно информировать руководство компании о налоговых последствиях тех или иных действий. И при этом имели приемлемые зарплатные ожидания. Редко все эти качества можно совместить в одном человеке, потому бухгалтерские и кадровые службы даже небольшого предприятия обычно состоят из нескольких человек, один из которых – назовем его «оператором» – умеет быстро и эффективно вводить большое количество первичных документов. Другой, бухгалтер, занимается более общими вопросами и формирует и сдает отчетность. Третий, кадровик, отвечает за работу с сотрудниками и разнообразными государственными органами, начиная с ФСС, ПФР, статистическими органами и заканчивая трудовой инспекцией и военными комиссариатами.

В силу такой специализации даже временная нетрудоспособность каждого из этих сотрудников, не говоря уже о трудовом отпуске, отпуске по уходу за ребенком или увольнении, весьма чувствительна для предприятия. Практика показывает, что квалифицированные специалисты не всегда стремятся подготавливать себе замену, обучать других, менее опытных сотрудников.

При всем этом часто специалист в одной области, особенно если он вынужден заниматься всеми перечисленными выше вопросами, не может уделять должного внимания всем возможным угрозам. К чему это приводит: к упущенной выгоде, перебоям и авралам, несвоевременной сдаче отчетности, налоговым последствиям – список можно продолжать. Это то, с чем реально сталкиваются многие организации.

С другой стороны, для нормального функционирования бухгалтерской и кадровой службы предприятие должно обеспечить хотя бы минимальные организационно-технические условия: подходящее помещение, оборудованное мебелью, оргтехникой, системами хранения документов (стеллажи, сейфы). Административные службы вряд ли можно размещать за тонкой перегородкой, примыкающей к производственным помещениям: пыль, шум и вибрации точно не будут способствовать нормальной работе бухгалтеров.

Ведение бухгалтерского, кадрового и налогового учета «вручную» практически невозможно, а значит, необходимо соответствующее лицензионное программное обеспечение, которое недешево само по себе, плюс к этому еще и постоянные затраты на поддержание его в актуальном состоянии.

Если с базами работают несколько человек одновременно, то может потребоваться клиент-серверный режим работы, что, во-первых, стоит дополнительных денег, во-вторых, требует покупки дорогостоящего аппаратного обеспечения (серверов, сетевого оборудования) и, разумеется, дополнительных затрат, связанных с обслуживанием и системным программным обеспечением.

Чтобы иметь актуальную информацию об изменениях в законодательство, нужна справочно-правовая информационная система, которая к тому же должна регулярно обновляться. Стоимость ее достаточно высока, особенно для небольшого предприятия.

Все эти затраты в целом нередко остаются «за скобками», но потом неизбежно всплывают.

Я не ставлю задачу сгущать краски или рисовать пугающие картины, но значительное количество наших клиентов пришло к нам именно после выявления у себя перечисленных «симптомов».

Часто при сравнении, что же выгоднее, держать свой штат бухгалтеров, или передать их функции аудиторской фирме, клиенты исходят только из экономии на зарплате, однако для полноты картины сюда следует добавлять и прочие расходы, которые могут быть достаточно существенными:

- расходы на оборудование (мебель, оргтехнику, программное обеспечение, серверы, сетевые средства и т. п.);

- затраты, связанные с помещением для бухгалтерии. Например, если компания арендует помещения, то какая-то часть арендной платы будет приходиться и на метры, занятые бухгалтерией и кадровой службой. В высвобожденных площадях можно организовать дополнительные производственные помещения или использовать их для работы с клиентами, часто от них можно просто отказаться и, тем самым, напрямую сэкономить на аренде;

- стоимость материалов, в том числе бумаги (этот фактор весьма значителен, если налоговая инспекция в ходе проверки потребует копии документы за несколько лет), расходных материалов для оргтехники, цифровых каналов передачи информации, электронных подписей и т. п.

За счет эффекта масштаба производства мы имеем возможность распределять эти издержки, в результате чего их величина в расчете на одного клиента существенно меньше. Поэтому зачастую наши цены оказываются значительно ниже, чем затраты на организацию собственной бухгалтерской службы, а качество наших услуг неоднократно подтверждалось как внешними проверками контроля качества, так и нашими клиентами.

И еще один факт: клиенты нашей компании полностью избавлены от неприятностей и неудобств, связанных с текучестью бухгалтерских кадров.

Ваша ответственность застрахована?

- Да. Более 15 лет мы страхуем ответственность, хотя законодательно это норма для аудиторских компаний введена в 2010 году.

Целевая аудитория аутсорсинга бухгалтерского учета может быть как-либо ограничена, или таких ограничений нет? Кто ваши клиенты?

- Согласно действующему законодательству, лишь руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Иных принципиальных ограничений для передачи бухгалтерии организации-аутсорсеру, например, по виду деятельности, форме собственности, организационно-правовой форме или каким-либо иным признакам действующее законодательство не предусматривает. Это подтверждается статьей 7 федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 года. Каждая конкретная организация может найти выгоды в передаче функций бухгалтерского учета специализированной организации полностью или частично.

У нас находятся на обслуживании и представители малого бизнеса – организации и индивидуальные предприниматели, и крупные организации. Есть торговые, производственные организации и организации сферы услуг.

Есть организации, только начавшие свою деятельность, есть те, кто работает на рынке уже третье десятилетие.

Мы рады каждому новому клиенту, вне зависимости от масштаба деятельности, отрасли, организационно-правовой формы. Во всех случаях мы найдем общий язык, сможем принести пользу и предоставить качественные услуги.

На чем основано ценообразование в области ведения бухгалтерского и кадрового учета?

- Для бухгалтерского учета значение имеют, в основном, два фактора: выбранная форма налогообложения и количество обработанных документов.

Для кадрового учета – численность сотрудников.

То есть, ваша компания не берет некий процент от оборота? Вам все равно, какие цифры указаны, например, в платежном поручении, 100 рублей или 100 миллионов рублей? Вы все равно рассматриваете это как один документ?

- Совершенно верно. И деньги мы возьмем лишь за обработку одного документа, какая бы сумма в нем не стояла. Хотя, конечно же, нам не все равно: мы очень рады за наших клиентов, когда они зарабатывают большие суммы. Но никакого «участия» в оборотах с нашей стороны нет и быть не может.

Какие дополнительные бонусы, льготы и скидки клиент может получить, обратившись в вашу аудиторскую фирму?

- Как правило, ценовая политика всегда является предметом достаточно вдумчивого обсуждения. Мы обычно всегда идем навстречу клиенту, учитываем особенности его деловой практики, сложившейся модели бизнес-процессов и видения клиентом функций бухгалтерских и кадровых служб.

Пакет скидок и дополнительных опций весьма широк. Например, при одновременном обслуживании группы компаний мы предоставляем «оптовые» скидки.

Если клиент вводит первичную документацию самостоятельно, мы также готовы адекватно уменьшить стоимость наших услуг. В большинстве случаев, однако, это происходит лишь в течение некоторого переходного периода, после которого клиент обычно передает нам и эту процедуру.

Клиенты, у которых наша компания ведет учет, всегда могут получить оперативную и профессиональную консультацию по любым вопросам финансово-хозяйственной деятельности, наши отделы консалтинга и юридическая служба всегда готовы оказать содействие в решении возникающих затруднений. 

Однако же самым важным, на мой взгляд, приобретением является уверенность и стабильность деловых отношений. В этом году нашей компании исполняется двадцать лет. Из них 19 мы предоставляем услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета. У нас есть клиенты, с которыми мы работаем буквально с первых дней. Такие клиенты хотят получать уже комплексное сопровождение бизнеса, включающее консультирование по любым вопросам, представление их интересов в контролирующих и судебных органах.

Кроме того, мы можем предоставить клиенту услугу по анализу и диагностике финансового состояния любого другого участника рынка, бухгалтерская (финансовая) отчетность которого есть в свободном доступе. Эта услуга весьма востребована, например, при выборе долгосрочных партнеров, региональных представителей и т. п.

Какие услуги ваша компания оказывает иностранным организациям?

- Мы имеем большой опыт работы с филиалами и представительствами иностранных компаний. С этим компаниями легко работать, так как на Западе аутсорсинг бухгалтерского учета развит и востребован уже длительное время. Западные бизнесмены научились перераспределять риски, поэтому все этапы оказания услуги, обязанности и права сторон, прописанные в договоре, неукоснительно соблюдаются, от нас требуется только одно – стабильность качества.

Какие иные услуги востребованы клиентами вашей компании, заключившими договор на ведение бухгалтерского учета и составление отчетности?

- Помимо ведения бухгалтерского, налогового учета и составления и сдачи отчетности, наши клиенты интересуются следующими видами услуг:

- консультации по вопросам права;

- подготовка документов для регистрации, перерегистрации, закрытия фирм, создание ликвидационного или разделительного баланса;

- восстановление бухгалтерского учета, проверка (экспертиза) бухгалтерского, кадрового, налогового учета;

- консультации по вопросам, связанным с ведением учета и составлением отчетности;

- проведение инвентаризации основных средств, товарных остатков, материалов и т. п.;

- представление интересов клиента в судах;

- услуги по оценке бизнеса, недвижимости, оборудования.

 

Общество с ограниченной ответственностью «Аудиторская фирма «Центр-Аудит», член СРО НП АПР г. Ростов-на-Дону, пр. Буденновский, 97

Тел./факс (863) 219 98 90, e-mail: reception@bdo-rostov.ru