Наталья Кривошеина: «Зрелая телефония – это мощный инструмент в руках предпринимателя»

Наталья, напомните тем, кто, возможно, еще не знает, что такое виртуальная АТС?

- Виртуальная АТС (ВАТС) – это услуга для организации телефонной связи, не просто полностью заменяющая стационарную АТС, но и во многом превосходящая ее по возможностям. Пользоваться ВАТС ненамного сложнее, чем электронной почтой. При этом она позволяет компаниям любого масштаба и направленности не только сэкономить на телефонизации, но и больше заработать.

За счет чего можно сэкономить, выбрав виртуальную АТС вместо обычной?

- Например, за счет того, что компании в момент, когда она телефонизирует офис, не нужны большие первоначальные инвестиции. Не нужны расходы на оборудование и его установку, вложения в инфраструктуру – ВАТС работает на вычислительных ресурсах провайдера (то есть, в «облаке»). Все, что нужно пользователю, – устройства для приема и совершения вызовов, например, SIP-телефоны, работающие через Интернет. Не хотите тратиться на SIP-телефоны, принимайте звонки прямо на офисный компьютер, на котором стоит специальное ПО - софтфон. Установить и использовать его (вместе с недорогой гарнитурой) не сложнее, чем Skype, поверьте. Помимо SIP-телефонов, входящие вызовы можно направить на стационарный, мобильный телефон или даже на Skype.

Кроме того, затраты на обслуживание телефонных аппаратов несравнимы со стоимостью поддержки стационарной АТС. Конечно, если используются SIP-телефоны, потребуется доступ в Интернет и соответствующая настройка сетевого оборудования. Однако Интернет в любом случае нужен всем современным организациям, и этим вопросом занимается системный администратор. А настроить SIP-телефоны и сетевое оборудование для их подключения потребуется один раз. При возникновении затруднений помочь сможет выездной инженер провайдера ВАТС.

Настройка самой ВАТС производится через веб-интерфейс, и для этого не требуются специальные навыки. Так же легко можно подключить дополнительный внешний или внутренний номер, настроить переадресацию и другие функции. Телефонизация офиса вместе с настройкой оборудования производится за день, а если офис небольшой (3-5 сотрудников), – менее чем за час. Здесь уже речь идет не только об экономии средств, но и драгоценного рабочего времени. С момента покупки до начала приема звонков время проходит минимум времени. Офис моментально становится жизнеспособным, а значит не теряет потенциальных клиентов и не упускает возможную прибыль.

И, наконец, внутренняя связь между офисами в разных районах или городах будет совершенно бесплатной при использовании SIP-телефонов. Экономия? Безусловно! Не могу не упомянуть и выгодные тарифы связи. Так, например, абонентская плата за 100-канальный городской номер в Ростове-на-Дону – 150 рублей в месяц. На практике это значит, что вам смогут одновременно позвонить сто (!) человек, и никто не услышит «занято». То есть, ни один ваш потенциальный клиент не уйдет к конкурентам. При этом сегодня даже одна дополнительная телефонная линия оператора фиксированной связи стоит существенно дороже.

А что если у провайдера официально заявлена одна стоимость, а пользоваться виртуальной АТС на практике придется совсем по другой?

- Виртуальная АТС, предоставляемая серьезными провайдерами, которые пришли на рынок надолго, дает бизнесу очень большой набор возможностей, которые уже включены в абонентскую плату. Даже на начальном тарифном плане доступны голосовое меню, несколько алгоритмов распределения вызовов, конференц-связь, голосовая почта, прием и отправка факсов через Интернет, переключение на автоответчик в нерабочие часы, статистика вызовов и другие функции.

Если же вам потребуются дополнительные возможности, такие как безлимитная запись разговоров или автоинформатор о времени до ответа оператора, то их можно легко подключить через личный кабинет. А на «старших» тарифных планах эти услуги уже включены в абонентскую плату.

Таким образом, вам не нужно заранее продумывать, какие функции вам понадобятся – как бывает в случае приобретения стационарной АТС. Вы можете использовать и оплачивать только те возможности, которые вам необходимы. А когда потребуется расширить функциональность ВАТС, легко сделать это в несколько кликов мыши. И снова платить только за то, чем действительно пользуетесь.

С экономией понятно. А как все-таки можно заработать с помощью виртуальной АТС?

- Как я уже сказала, бизнес-инструменты нашей виртуальной АТС помогают быстрее и качественнее обрабатывать звонки, снижать количество пропущенных вызовов, повышать лояльность клиентов и объем продаж.

Так, применяя многоканальный номер, правильно настроенное голосовое меню и оптимальный алгоритм распределения вызовов, вы сможете сократить количество пропущенных звонков и снизить время ожидания ответа на линии. Понять, насколько эффективно работает ваша телефония, помогут аналитические отчеты: количество входящих звонков в разное время суток, соотношение количества принятых и пропущенных вызовов, время ожидания на линии, средняя длительность разговоров. А выяснить, насколько качественно и правильно ваши специалисты позиционируют компанию, рассказывают о преимуществах существующих продуктов или новых услугах, можно регулярно прослушивая записи их разговоров с клиентами. Безлимитная запись разговоров поможет вам понять и решить проблему до того, как она станет критичной (организовать адресную программу обучения менеджеров или просто дать им больше информации по сложным продуктам, назначить «наставника» из того же коллектива для новичков и т.д.).

Еще примеры из жизни: если вы понимаете, что многие звонки теряются уже на этапе голосового меню, значит, оно слишком сложное и его надо упростить. Если много звонков поступает до начала рабочего дня или после его окончания, следует сдвинуть график работы, либо ввести две смены. Если много звонков теряется в часы пиковой нагрузки из-за длительного ожидания ответа, можно привлечь к обработке вызовов в эти периоды дополнительных сотрудников, изменить график обеденных перерывов и подключить автоинформатор о времени до ответа оператора. Все это – точки потери дохода, ликвидировав которые компания не просто перестает терять деньги, но и начинает больше зарабатывать за счет роста эффективности работы и обслуживания клиентов.

Кстати, этот и другой опыт компании «Манго Телеком» и ее клиентов показывает, что применение всего комплекса возможностей виртуальной АТС помогает повысить продажи на 20–50%. Из чего можно сделать вывод, что зрелая телефония – это всегда мощный и действенный бизнес-инструмент в руках любого предпринимателя.